Occitanie – Communication entres agents de la nouvelle région

Année : 2ème Année / 1er semestre

Enseignants tuteurs : Yves Rinato

Partenaires : Région Occitanie (Toulouse-Montpellier)

Étudiants designers : Toute la promotion 2017 du master

Durée du projet : 8 semaines

Commande / brief design : Après la fusion de la région Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées, il nous a été demandé de trouver des moyens pour que l’échange entre ces deux régions ce face au mieux.

Contexte : Le projet a été réalisé en partenariat avec la région Occitanie par le comité régional de Montpellier et de Toulouse.

Questionnement : Trouver des solutions de communications efficace pour ne laissez personne de côté, communiquer de manière transversale et trouver les réponses ensembles en impliquant les agents.

Proposition : Après une immersion sur les lieux (Montpellier et Toulouse), cinq projets ont été proposés à la nouvelle région :

Les chantiers : Chantiers ouverts aux agents est un projet répondant au besoin de communiquer aux agents de la nouvelle Région Occitanie l’existence et l’avancement du PAP (Plan Action Process) et des 8 chantiers qui le composent. Par la création d’une installation interactive reprenant l’esthétique du chantier, « Chantiers ouverts aux agents » permet de matérialiser l’information, de la diffuser de manière simultanée dans tous les sites de la région, et donne l’opportunité aux agents de s’exprimer face à cette union des anciennes régions.

Pop Up : le widget Pop Up a été conçus pour améliorer la communication et faciliter la fusion entres deux pôles de la Région Occitanie qui se trouvent à Montpellier et à Toulouse. Ce premier permet également de solliciter, impliquer et engager les agents dans un accompagnement à travers l’entraide pour faciliter l’avancée de la fusion. Nous nous sommes basées sur les insights que nous avons recueillis sur le terrain lors de la phase d’immersion pour concevoir ce dispositif informatique autonome mais fonctionnant à travers et grâce aux services déjà existants au sein de l’Occitanie.

MémO² : Un panneau d’affichage interactif sous la forme d’un agenda avec une timeline verticale permettant ainsi de consulter une multitude d’informations, participer à des conservations, proposers des questions, évènements,etc. Ainsi on retrouve, dans un premier temps, les réunions (sujet, participants, questions…), des évènements liés à la région, etc. Mais dans un deuxième temps, on va retrouver une partie avec « les à côtés » comprenant les anniversaires, des évènements personnels aux agents, des offres, des questions, des jeux,etc et tout ceux-ci entres les deux ex-régions créant ainsi une ambiance plus détendu favorisant les relations entres les agents. Grâce à MémO², les agents peuvent, s’ils le souhaitent, participer aux échanges plus facilement.

Pas à Pas : né d’une volonté de réunir les agents de la région Occitanie, afin qu’ils produisent une représentation concrète à la fois de leurs opinions concernant le PAP, mais également de leurs idées. Ce projet est constitué des 8 micro-projets indépendants, qui peuvent créer au bon vouloir des agents, un cheminement d’un projet à l’autre. Ainsi chacun peut s’approprier ces outils en fonction de ses besoins.

Le salon : c’est un espace implanté dans les deux pôles de la région Occitanie (Montpellier et Toulouse). Il a été pensé de façon à ce que tous les agents de la région ainsi que les agents détachés puisse connaître l’avancer des chantiers en cour simultanément et de façon égalitaire. C’est pourquoi nous avons imaginé un outil numérique commun qui les guiderait et relierait Toulouse, Montpellier et les agents détachés ensemble de manière transversale tout en assurant une transparence totale des informations entre eux. De plus lors de nos immersions, nous nous sommes rendu compte qu’il était très important de créer du lien entre les agents et de palier à la distance entre eux. Ainsi cet espace serait un lieu de rencontre, d’échange et de partage leur permettant de se rencontrer autrement grâce à 4 panneaux numérique offrant différent service (agent de la région en direct – agent détaché de la région en direct – jeux entre les agents et informations des chantiers).